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绩效考核

13种工作策略让你效率翻倍

作者:饲料英才网更新日期:2012-06-21 09:31:12来源:饲料英才网

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文章概况:

      我不敢说是生产率专家(我总觉得还有完善的空间),但我非常关注提高生产率。我一直在寻找不同的方式变得更有效率——从哪里我可以偷走时间,忽略不重要的事,获取系统的检修等等。当我看到我付出的努力在一天当中的最后时间取得了成功,增加了产量,我很高兴。我选取了13种最好的生产率战略——尝试,测试和验证。如果按照每一种操作,我可以向你保证,你的生产率将会比现在增加一倍或两倍,甚至更多。他们是:

      1、设定生产率目标

      可能一半的自助文章不断地告诉我们设定目标,确立对象。你知道为什么吗?这是因为这样确实有效。你设定目标后,你就会把精力集中在你想实现的事情上。你不能实现的事情就不会出现。这样无意识地就会让你更有效率。我经常设定目标,使我的产量达到最大限度。例如,下个月我的目标之一是写30篇文章,平均每天1篇。这些文章包括我写在博客上的、为其他大型网站撰的稿。我在过去几个月的平均产量是平均每周只有1-2篇文章,所以我决定设定一个30篇的目标,让自己比平常写的更多。设定这个目标,并为之奋斗的好处是,我的产量自然比没有设定目标之前增加了。

      明确你究竟想要实现的。下个月你想完成什么?什么目标你实现后,会让你感到十分兴奋,充满自豪?把这个作为你的目标;然后根据这个,设定周目标;最后,你可以设定每日目标,每天要有目标对象。

      2、保持工作环境,有利于生产率

      请问你的工作环境能激励你工作吗?或它往往能让你分心吗?你的工作环境为你的工作流程提供了舞台,所以要选择合适的工作环境。什么样的环境能激励你工作?这可能需要一点实验。尝试过不同的地方后,我发现我最好在安静的周围人少点的地方工作——比如我的房间,图书馆,咖啡馆和我的街道。所以,我只能在这些地方工作。

      那些被聘用的人不能确切地选择工作环境。如果可以选择的话,那么请修饰你的工作环境,使之有利于工作。整理你的办公桌(这是下一步)。用你最喜欢的图片和鼓舞人心的话语装饰。放一两个相框。用你最喜欢的杯子。有时候你可能无法享受你所要做的所有工作,但是这并不意味着你必须让自己苦不堪言。如果你感觉像在家里,就会更激发你把事情做好。

      3、有一个组织的工作区

      一张有序的办公桌,无疑将有助于提高你的生产率。如果你的工作区杂乱无章,你会觉得混乱低迷。因为工作区混乱,你甚至不想做任何事情。但是如果你有一个漂亮,整洁,有组织的工作区,你会得到启发并完成工作。你可以轻易地找到你的东西,而不是浪费宝贵的时间从一堆文件筛选你刚刚看过的东西。如果你是像我一样的个体经营者,有组织有重点是特别重要的。

      我的房间里有一个小办公桌,我特别注意保持干净整洁。我的报告,文件夹和随机文件都放在一个期刊架上(这是我3年前从宜家买的,只花了几块钱——这是我最好的投资之一)。钢笔和文具放在文具盒里。在右侧我留了足够的空间放笔记本电脑和作为书写区。几个工作日下来,我的桌子自然也会凌乱,所以每隔几天,我会做一些清洁和整理工作,让每样东西都井然有序。甚至我自己的笔记本电脑也是我办公桌的一部分——我用便签纸和Excel表格来安排我的工作。对我来说,在一天中的任何时候,所有这些都营造了一个温馨的工作空间。

      4、把重要的事放第一位

      这是史蒂芬·柯维的高效率人士的七种习惯中的第三种习惯。重要的事放第一位是指把重要的事情放在其他事情之前,放在第一位。为什么会这样呢?这是因为一天有24小时,我们大约要选择一百万种不同的事情做。有些是重要的事情,会产生重要影响。其余的是不重要的事情,不会产生重要影响。在这一百万件事情中,我们必须挑选,否则我们将永远淹没在工作中,永远不会完成任何事情。关注重要的事情,忽略不重要的事情。

      过滤掉不重要的任务时,我常常问自己“做了这件事和在未来6个月产生重大影响吗?”如果答案是不会或有一点影响,我就会把这件事放在一边。如果答案是大大的肯定,那么我会特别关注。当然,我们永远不能做出100%准确的评估,因为我们不能预测未来,但我们有足够的知识可以给出一个良好的评估。例如,今年我的主要目标是发展我的博客,这是我个人业务发展的重要组成部分。

      当我把这个观点套用在我的博客任务清单时,我会自动关注的任务是(1)客人数量,这让我接触到更多重要的读者,博客上增加了新的长期的读者和订阅者(2)为我的读者撰写新颖且高质量的文章(3)写书,这将是一个个人里程碑,同时成为一个新的收入来源。剩余时间其他各项任务就不是很重要了,如查看电子邮件,整理邮件,编辑网站,浏览信息。

      5、规定的时间内完成任务

      时间限制是指把任务在固定一个时间段内。例如,上午9点到10:30做任务A,然后10:30到下午1点做任务B,下午2点到4点做任务C。时间限制很好,因为它可以防止你做任务拖拖拉拉。有一种说法是你想多长时间完成工作,你就会多长时间完成,我发现这个说法很正确。有没有一个项目到了截止日期,你需 要开夜车完成?我们大多数人通常会觉得如果最后期限没到,我们就没有必要这样着急。事实是,这与截止日期没关系。即使是1周后,2周后或1个月后,同样的像先前那样的最后一分钟匆忙仍会发生。我们花这么长时间去做,因为这是我们给自己的时间表。

      因此,在规定的时间内完成任务。如果你设置了一个特定的时间段,并严格遵守,你会找到完成工作的方法。当然,设定一个具有挑战性并能完成任务的时间。如果一个任务需要3个小时,不要设置4个小时,因为你将会用完这4小时,设置3小时——最好更少,这样你就可以学习在规定的时间内对任务进行优化(同样,假设你严格按照规定的时间执行)。

      当然,对我们中间的神经质的完美主义者来说,限制所用的时间很难,因为这将导致质量上出现问题。这就是我们下一个原则,就是……

      6、使用80/20法则

      80/20指的是80%的产出要投入约20%的努力,其余20%的产出要投入80%的努力才能实现。

      比如你有一个要到期的报告,为了能写出最好的报告,你大约需要100个小时。根据80/20法则,你可以花20个小时(100个小时中的20%)得到 80%的质量。另一方面,最后提高本报告质量的润色,从80%提高到100%的质量,需要你花80个小时(100个小时中的80%)。从有效性的角度来看,这不会有所削减。80/20法则告诉我们,只得到80%的质量,放弃剩余的20%,因为所需的时间并不能证明我们得到的价值增加了。

      因此,80/20法则让我们学会忽略细节。忘记只有你注意到的小细节。你可以继续修改完善,但那个时间最好能花在一个全新的任务上。关键是把你的精力放在你所做的每一件产生80%的效果的事情上——也是事情的80%。绘制一个图,划出界限,忽略界限之外的一切。

 


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