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你做得最多的“伪工作”,可能就是PPT

作者:未知更新日期:2018-07-12 13:34:44来源:互联网

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文章概况:你做得最多的“伪工作”,可能就是PPT

我们本来是为了更高效/有效的交流才选用各种合适的工具,而如今,和人说话之前得准备个 PPT,开讲之前,打开电脑,一边一页页地播放,一边讲解。花在“形式”上的时间远远超过“内容”,却没有真的重视有效的沟通。

文 / 张辉

来源 / 辉哥奇谭(ID:huigeshow)

(本文原文标题:我已经放弃PPT,你呢?)

以前需要花很多时间写 PPT,但是最近一个月,只花20分钟写了一个培训用的PPT。并且,在可以预见的未来,写 PPT 的机会会大为减少。为什么会发生这种变化?有什么比 PPT 更好的方式?今天和大家聊聊。

PPT 在很多人的工作、生活中有极其重要的地位,我知道大家在参加类似毕业答辩,晋升答辩时,会花很多时间准备 PPT,从形式到内容,从模板到逻辑,从字体到配色,花了很多功夫。还有不少人专门钻研 PPT 技巧,要么开课,要么做咨询,要么卖模板。PPT 已经俨然成为一门学科,有产业化发展的迹象。以后如果中国有一个“PPT 行业”,年产值过100亿,我一点也不惊讶。

但是如果回到本源,PPT 最初的使用场景是极为有限的。

PPT首先是用于教学。我们上大学那会,起初没有 PPT,只有幻灯片,需要专门的幻灯机播放。而幻灯片制作方法、成本都要求比较高。能做幻灯片的人比较少,能用幻灯片课件的教室也比较少,那时称之为“电教室”,一个名牌大学配不了几个。后来电脑、Office 等工具普及了,大家在课堂越来越多的使用 PPT,听说现在的小学生教学也更多的使用 PPT。老师更少的板书,取而代之的是用电脑放 PPT。

PPT 另外一个典型场景是与客户交流,这种交流包括发布会,也包括小型的线下会议。在这种场景下,PPT 的确是成本相对较低(对比“微视频”),而且效果比较好。尤其是 iPhone 流行之后,乔布斯的讲演能力虽然没有几个人学到,但是类似 Apple 发布会风格的 PPT 首先在神州大地流行起来。从小米到锤子,从大公司到创业公司,概莫能外。

以上两种场景下,PPT 都是非常合适的工具。但是目前看起来,PPT 有滥用的倾向。比如小学生交个作业,要写 PPT;做个晋升述职,要写 PPT;和老板约个面谈,要写 PPT;开周会,要写 PPT。后来感觉,这个年月,和人说话之前得准备个 PPT,开讲之前,打开电脑,一页页播放,才能把事情说清楚,真是本末倒置啊!

回到本源,我们首先是为了交流才选用各种合适的工具,而不是任何需要交流的地方,都被迫选用一种低效的工具。说 PPT 低效大家也无需辩护,PPT 在制作和传播思想两方面都是无可置疑的效率低下。

先来说说制作,本来10分钟能写好的文本备忘录,要改成能看的 PPT,没有一小时搞不定。因为你会考虑用哪个模板,分哪几页,需要配什么图,需要多大的字号。这还是非常朴素的 PPT,要是豪华一些的 PPT,我打赌你花在“形式”上的时间要超过花在“内容”的时间10倍以上。

再来说传播思想,国企风的 PPT 是每个页面非常多的文字,看豆腐块文字的时候,你还不知道是从左到右看还是从上到下看。我每次看到这种 PPT 都有想吐的感觉。科技型公司流行的是 Apple 类的简洁风,一页上没有几个字。这种 PPT 是看着眼睛爽,但是内心极其崩溃。如果不是执笔人亲自讲,你根本无法抓住 PPT 到底想说什么。

为什么大家会花这么多精力制作如此低效的PPT 呢?我个人有一些思考,但先不说出来以免影响大家发挥,请大家在评论区讲讲各自的思考。

回到目的本身,我们是为了更加有效的交流,所以我们还是多花一些时间思考如何才能更加高效和有效的交流。

最好的交流方式是什么?我们要有一个评价框架。我的公式如下:

交流效果 = 

交流的时效 x 达成共识的效率 x 传播的效力

简单解释一下:

  1. 交流的时效指当你有想法时,能多快的去与相关人发起交流。

  2. 达成共识的效率是指交流的双方或者多方能在多短的时间内对于交流内容达成共同的理解。

  3. 传播的效率是指共识能被传播的范围和传播的速度。

这里强调一下,一个好的交流并非要在以上三个因素方面都最大化。还是取决你们交流的内容是什么?最终要达到的目的是什么?

比如是老板的战略思考,那么我们会更加侧重看传播的效力;如果是两个人之间有误会,我们更看重交流的时效;如果是小组开动员会,我们更看重达成共识的效率。

这是一个完整的框架,今天不展开讲。先说说我最近用的几个替代 PPT 的方式和场景:

1

当面一对一交流 —— 从眼睛到体态


在人类的交流中,再也没有什么比当面一对一交流更好的方式了。我最近每天会找2-3名同事当面一对一交流,大家很快就能熟悉起来。相比写邮件、发钉钉消息,发微信,打电话,当面一对一真是“破冰”利器。当然,在一对一交流中,要注意循序渐进,不要一上来就谈非常严肃的事情。你们之间最重要的是先熟悉,再建立信任,再谈业务。不要把顺序搞反了或者干脆忽视了前面的环节。我以前碰到过一些做调查的朋友,对方上来就想和你谈「触及心灵」的内容,这不是徒劳吗?

2

头脑风暴会 —— 放下 PPT,围在白板前


进公司一个月时间,我开了三四场头脑风暴会,收获很大。头一两次,我特别想“展示”自己,总是抓住机会吧啦吧啦的说。李想有次会后单独找我聊了一下,说“要多听”。我反思了一下,后面做出改进,先花时间听大家的。当我开始“倾听”时,我发现了头脑风暴会的要义,这是最近几年最大的发现:开会的目的不是展示自己,而是达成共识。展示自己的会议除了各自表现之外没有任何用,而组织必须通过达成共识才能执行,才能成功。 


我们组织的核心思想框架中包含一些方法论,我们内部称之为“四步法”。初次接触时我以为是个人思考的步骤,开了几次会才发现所谓“四步法”方法论的核心是帮助大家达成共识。而且在开这种头脑风暴会的时候,我们首先放弃的就是 PPT。因为如果一个人上来就抛一个 PPT 出来,大家除了沉默或者尬聊,没有其他好的选择。在这种会上,白板成了我们最好的工具。

3

汇报工作 —— 脑图足矣


汇报工作也可以放弃 PPT 吗?答案是 Yes。因为能把事情说清楚的方式有很多,而 PPT 是最差的一个。我最近用的比较多的是脑图。脑图太简单了,简单到我无需给大家特意解释。如果你想训练自己的逻辑思维,或者按照“金字塔方法”写作,完全可以多用脑图。我用的比较多的脑图工具是 MindNode 和 XMind : ZEN,两个都是付费工具,当然也有免费工具。但我的习惯是能用付费工具绝对不用免费工具。


脑图也要注意:一般情况下每一层不要超过三个点,每一个结点也要控制分支的个数,整个脑图的层级最好控制在三级以内。如果你的脑图太复杂,你要么没有把逻辑想清楚,要么太贪心,想说的太多。其实效果并不好,因为交流要站在“对方理解”的角度,而不是“自己爽”的角度。

4

记录工作 —— Wiki 不错

我把我每天的工作用 Wiki 记录,权限向全公司开放,这样大家每天能看到我每天在想生么,和谁聊,聊了什么,后面有什么跟进措施。从这周开始,我不仅记录已经发生的事情,而且把下周的工作计划提前放出来,这样对于我或者有协作关系的人都有好处。我除了自己用 Wiki 之外,还给公司各个部门逐一培训 Wiki 的使用方法。我会联系 IT 帮他们创建自己部门的一级目录,并且在目录下面创建 Sandbox 沙盒目录。这样在我培训这个部门时,每个人都可以立刻上手了解 Wiki 上可以做什么。不仅如此,我也帮大家策划接下来部门的 Wiki 会怎么搞。当然最终还是要看各个部门自己的重视程度。好消息是,大家在培训后都立刻行动起来,部门目录下面的内容越来越多。我半开玩笑的和大家讲,如果几年后新员工进公司,第一时间能看到 Wiki 上这么丰富的内容,那么我们公司就距离成功不远了。这不是一个一个的网页,这是企业的百科全书。能书写自己企业百科全书的公司不会差。

对了,说到 Wiki 的培训,我这一个月唯一写的 PPT 就是有关 Wiki 入门的培训资料。而这个PPT,极其朴实,用了20分钟准备好,而且会针对每个部门的情况重新定制一下。各种版本也放在 Wiki 上。

当然,说到最后,PPT 只是表象,最关键的还是一个组织,一个部门,以及个人对于“有效沟通”的重视性。他们愿意花多少时间,真正的去沟通,而不是扯皮、推卸责任、或者只是为了秀自己工作的重要性。

当有效的沟通时间增加时,留给 PPT 的空间必然减少。而当 PPT 无处不在时,这个组织充满了低效甚至无效的沟通。当无效或者低效沟通比例很大时,这个组织中“伪工作”的现象比较普遍。

所以,总结一句话:你不是要消除 PPT,而是要真正的重视有效的沟通。与“有效沟通”目标无关的 PPT 都是伪工作。

作者:张辉,辉哥奇谭、改变自己主创,探索财务与精神自由之路。

个人微信公众号:辉哥奇谭(ID:huigeshow)

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